Komunikacja jako narzędzie inżyniera systemów

Duża część pracy inżyniera systemów kręci się wokół komunikacji z klientem i zespołem projektowym, w tym z kierownikiem projektu. W tej układance pełni on rolę łącznika pomiędzy tematami technicznymi a menadżersko-biznesowymi. W praktyce to dosłownie łączenie dwóch światów, co nie jest zadaniem trywialnym. Takie położenie wymaga od inżyniera systemów umiejętnego posługiwania się językiem, tak pisanym jak i mówionym (w przypadku międzynarodowych projektów jest to często język angielski, który jest drugim językiem, co dodatkowo komplikuje sprawę), oraz umiejętności sprawnego komunikowania się.

Ustalenie słownika pojęć którym się zespół posługuje w ramach projektu

Jednym z pierwszych kroków w kierunku dobrej komunikacji w projekcie powinno być zdefiniowanie słownika pojęć, którym cały zespół powinien się posługiwać. Chodzi tutaj szczególnie o pojęcia, akronimy i konstrukcje, kluczowe dla pełnego zrozumienia.

• Pojęcia specyficzne dla realizowanego projektu powinny zostać ustalone i zapisane w formie "pojęcie – definicja", na samym początku projektu i być uzupełniane sukcesywnie o nowe pojęcia. Tyczy się to również pewnych konwencji, na których przyjęcie, zespół projektowy się zdecyduje, aby ułatwić sobie późniejszą komunikację w projekcie. Przykładem takiego pojęcia może być: "stan naładowania baterii - poziom naładowania baterii w danym momencie wyrażony jako procent nominalnej pojemności, zdefiniowanej przez producenta".
  

• Zestawienie akronimów używanych w projekcie jest standardowym elementem dokumentacji projektowej i powinno być zawarte w każdym dokumencie. Osobiście nie jestem zwolennikiem nadmiernego używania akronimów, ponieważ stanowią one pewną barierę komunikacyjną, która nie jest łatwa do przejścia dla wszystkich, szczególnie nowych, uczestników projektu. Z tego względu, proponuje ograniczyć liczbę akronimów do minimum, pozostawiając tylko te, które rzeczywiście powtarzają się często lub są standardem branżowym.
  

• Konstrukcje językowe używane w projekcie odnoszą się przede wszystkim do tego co opisałem w drugiej części artykułu o tym jak napisać dobre wymaganie, czyli schematów wymagań. Opisanie tych konstrukcji na początku każdego dokumentu zawierającego wymagania umożliwi odpowiednią ich interpretację, nawet przez osobę niewdrożoną w projekt.

Komunikowanie się a różnice kulturowe

W obecnej rzeczywistości, wiele projektów, zwłaszcza tych, w których realizację zaangażowani są inżynierowie systemów, realizowanych jest we współpracy lub na zlecenie instytucji zagranicznych. W takiej sytuacji, nie tylko bariera językowa staje się wyzwaniem, lecz również różni

ce kulturowe. Ten aspekt nie powinien być pominięty, ponieważ oprócz kwestii jednoznaczności przekazu, również jego forma może stanowić ważny aspekt komunikacji.

W tym temacie nie ma uniwersalnych rad, mówiących co robić, a czego nie. Dobrą zasadą jest zapoznanie się, chociaż pobieżnie, z kulturą kraju, z którego pracownikami będziemy mieli styczność. W praktyce, im kraj dalej od nas, tym więcej warto poczytać, szczególnie jeśli mówimy o osobach z krajów niebędących częścią naszego kręgu kulturowego.

Komunikowanie się a schematy myślowe

Innym aspektem, który warto mieć z tyłu głowy są różne schematy myślowe, którymi posługują się nasi odbiorcy. Schematy myślowe, są pewnymi utartymi ścieżkami w naszych umysłach, którymi poruszają się informacje odbierane z otoczenia. Takie schematy obejmują tak sprawy fundamentalne, jak i bardzo szczegółowe. Inaczej rzeczywistość odbiera sprzedawca, dyrektor, elektronik, a inaczej technik produkcji.

Sposób formułowania myśli, dobór słów, zwrócenie szczególnej uwagi na konkretne aspekty w swoim przekazie, mogą aktywować konkretne reakcje, które wynikają z tychże schematów myślowy

ch. Ten aspekt komunikacji ma szczególne znaczenie w momentach, w których celem jest wywołanie u słuchaczy odpowiedniej reakcji.

Inżynier systemów jako negocjator i rozjemca

Ze względu na swoją rolę w projekcie, a szczególnie w projektach realizowanych w konsorcjach, inżynier systemów niejednokrotnie odpowiada za moderowanie dyskusji, w których występuje wielu interesariuszy. Nierzadko pomiędzy tymi interesariuszami występuje konflikt interesów i priorytetów. W takim układzie rolą inżyniera systemów jest doprowadzenie konsensusu pomiędzy wszystkimi stronami, mając w głowie priorytety projektu i klienta.

Takie działanie wymaga od inżyniera systemów silnych umiejętności negocjacyjnych, rozjemczych oraz odpowiedniego poziomu asertywności.

Ponad wszystko inżynier systemów powinien unikać wywoływania konfliktów, które szkodziłyby realizacji projektu, a tym bardziej nie powinien być stroną takiego konfliktu.

Podsumowanie

• Komunikacja jest ważnym narzędziem w pracy inżyniera systemów

• Przejrzystość i jednoznaczność jest kluczem do dobrej komunikacji

• Przykładanie uwagi do metod i formy komunikacji popłaca

• Brak otwartych konfliktów jest podstawą dobrej komunikacji